TRATAR CON CORREOS ELECTRÓNICOS

Cada uno tiene su estilo proprio pero existen algunas reglas que valen la pena seguir:

1. Un correo electrónico no es una carta. Los buenos tiempos ya son historia y hay que olvidarse lo de la flor. Mandamos correos porque queremos ser eficientes, cortos, directos, dejar cosas claras y de plano.
2. Es una obligación de dar una respuesta a cada correo (excepto basura y publicidad). A veces un corto “vale” o “Ya” es bastante.
3. Hay que responder inmediatamente. Una vez abriendo un correo tienes que reaccionar. Responder y hacer lo que te toca.
4. Nunca leer un correo, cerrarlo y volver a abrirlo más tarde. Vas tener que leerlo otra vez – qué pérdida de tiempo.
5. La última entrando va ser la primera saliendo. Así se tratan los correos.
6. Correos con los que tratas más tarde tienen que ser marcados como “falta reaccionar”, “para leer” etc.
7. Al final del día el buzón de entrada tendría que estar casi vacía.
8. LO MÁS IMPORTANTE es de responder, sea lo que sea, inmediatamente. No responder o responder tarde significa irrespetuoso, indiferencia, te da igual, no estas interesado en hacer negocio y no has entendido nada de lo que es hacer negocio hoy en día.
9. Lo de arriba está 100% correcto pero siempre, siempre hay que darse cuenta con quien tratamos. Si conoces bien a una persona tienes que contemporizar con ella. Nunca olvides que  gente de otros países tienen un telón de fondo diferente y el tacto se comprende de otra manera.

Uno normalmente esperaría 10 puntos pero cuando no hay nada más que decir no hay nada más que decir y entonces déjalo…

¿Cómo tratas con tus correos?

HANDLING EMAILS

Everybody has its own style, but there are some important facts you should consider:

1. An email is not a letter. Those of the old school, please, forget about the flowers of speech. One emails because he wants to be efficient, short, direct, clear, straight…
2. Answer every single email (except junk and advertising of course), sometimes a short “Okay” or “Got it” is good enough.
3. Answer straight away. Once you open an email next step is action. Reply and do what you are supposed to do.
4. Never read an email, close it and go back to it when it suits you. You will have to read it again, what a loss of time!
5. Last in first out. That’s how you deal with your emails.
6. Emails you don’t deal with instantly have to be marked – “take action”, “to read” etc.
7. Your inbox should be almost empty at the end of the day.
8. MOST IMPORTANT is to reply whenever possible immediately. Not replying or a late reply means, disrespect, you don’t care, not interested in making business, you haven’t understood how business works today.
9. All the above is correct, but you will always have to consider with whom you are dealing. If you know how a person clicks you have to respond to that person in a way that pleases that person. Never ever forget that people from different countries have a different background and savoir faire can be understood very differently.

You would normally expect 10 points wouldn’t you? But there is nothing more to say and if there is nothing more to say, just leave it…

How do you deal with your emails?

BANDEJA DE ENTRADA – E-MAIL INBOX

Siempre ha sido un desafío para mí que al final del día no me queda ni un correo en el la bandeja de entrada. ¡Qué tontería, de ningún modo! Pero sí que hay ciertas cosas que puedes implementar para que la bandeja de entrada sea más feliz.

1. Es muy simple, tú mismo tienes que mandar menos correos. Usa mensajería instantánea o simplemente comunica más con el teléfono y vas tener tu información YA, en este momento.
2. Hay que pensar antes de hacer clic en el botón de enviar. No hay mucha gente con el don de anticipar cosas pero si anticipas lo que el otro necesita, puedes reducir tus correos a medias. No hay que responder sólo a la pregunta hay que dar TODA la información. Quítate las anteojeras, acostúmbrate a tratar las cosas globalmente y que escribes sin tapujos.
3. Utilizar la herramienta “marcar como no leído” para los correos sin interés te da la posibilidad de volver a ellos al final del día. Normalmente no consuman mucho tiempo y quedarte 5 minutos más vale la pena.
4. Siempre hay que acusar recibo y dejar una nota de vez en cuando para mantener al corriente, siempre utilizando pocas palabras y eliminas los correos de apremio.

En promedio la gente recibe 121 correos comerciales por día. La proyección para 2018 es de 140. Vale la pena de pensar en cosas que ayudan limitar los correos electrónicos. Ahorrar tiempo y utilizarlo para cosas más importantes es crucial. Hoy en día hay que tener mucho cuidado al tráfico de correos destinado a la gente trabajando en la misma empresa, el tráfico in-house. ¿Alguien tiene una idea como disminuirlo?

E-MAIL INBOX

My goal has always been to empty my e-mail inbox 100% by the end of the day. Absolutely hilarious to even think about it! But there are certain things you can do to turn your inbox into a happier place.

1. Send less e-mails out yourself. Instant messages and the good old phone call can get you the information you need NOW.
2. Think before you send an e-mail off. Only very few people are able to think ahead and if you get used to think before you answer, you can cut your e-mail flow down to almost half. You get an inquiry, don’t only answer to the question in that inquiry, try to see the whole picture, think global, give as much information as you possibly can and always be as straight as possible.
3. Use the “mark as unread” tool for unimportant mails and get back to them at the end of the day. You will be quickly done with those and it is worth to stay 5’ longer. You will be astonished how your inbox cleans up.
4. Always acknowledge e-mails with a short note. It helps you and the other person to cut down e-mail flow.

On average, people receive 121 business emails a day. By 2018, that number is projected to reach 140. I guess we should all think about ways to cut down e-mail traffic and free time for more valuable things. Especially in-house traffic in companies needs to be changed. Any suggestions?